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Tem estado a trabalhar a partir de casa? Quer já o fizesse regularmente ou tenha começado a fazê-lo recentemente devido à pandemia e consequente ao confinamento, apresentamos alguns conselhos para preparar o seu espaço de trabalho, as melhores ferramentas para utilizar e como garantir que continua a ser eficiente fora do escritório.
É importante salientar que pode ser produtivo a trabalhar a partir de casa. Sem as distrações das conversas do escritório, almoços de grupo, reuniões demoradas e outras atividades habituais pode até sentir-se mais produtivo do que antes.
Por outro lado, é necessária uma maior iniciativa para ser produtivo. Por vezes, algumas pessoas sentem que trabalhar em casa é solitário, têm problemas de comunicação ou perdem a sensação de pertencer à equipa. Ter o espaço apropriado e utilizar as ferramentas adequadas pode ajudar a evitar este sentimento.
Pode ser tentador trabalhar com o portátil na cama, ou relaxar no sofá, mas é difícil ser produtivo a longo prazo dessa forma. Prepare uma área de trabalho com uma cadeira confortável, uma mesa ou secretária para o seu computador e um ambiente que seja adequado a si.
Verifique se possui uma ligação à internet estável e se tem acesso a todos os ficheiros que precisa. Idealmente, deve transferir os documentos urgentes para um programa como o Google Drive, permitindo o acesso fora do escritório.
Se os seus dias envolvem realizar diversos telefonemas, deve garantir que está num ambiente calmo e silencioso. Por exemplo, o som das obras no outro lado da rua, que se sobrepõe à sua voz, pode ser uma grande distração para si e para o seu interlocutor. Planeie o seu dia e saia para um local mais calmo se necessário.
Trabalha melhor com música ou em silêncio? Com calor ou frio? Uma das vantagens de trabalhar em casa é que pode preparar o seu espaço exatamente da forma que o faz sentir mais criativo e produtivo. Aproveite isso e torne o seu espaço uma vantagem para a realização das suas funções.
Defina um horário para iniciar e terminar o seu trabalho, de forma a estruturar o seu dia. Decida quando é que vai almoçar ou fazer outras pausas. Ter um horário definido como referência irá ajudá-lo a organizar o seu dia e a melhorar o foco.
Desligue a televisão e esqueça as outras tarefas que necessita de fazer em casa enquanto está a trabalhar. Trabalhe como se estivesse no escritório e tente ignorar o máximo possível as distrações que surgem em casa.
Tem crianças em casa? Pense em alguém para tomar conta delas durante o seu horário, tal como iria necessitar se estivesse a trabalhar no escritório. O famoso momento que ocorreu na BBC quando os filhos interrompem os comentários do pai na televisão em direto é adorável e também uma visão emblemática de como é trabalhar a partir de casa com crianças.
Se trabalha remotamente apenas alguns dias da semana, planeie a mesma de forma a que as tarefas que realiza em casa sejam aquelas mais individuais e que beneficiem de uma maior concentração, em comparação a outras tarefas para as quais necessita de colaborar com outros membros da equipa.
Agora, mais do que nunca, não é necessário estar presente fisicamente para comunicar com clareza e eficácia. Para além dos métodos habituais de comunicação com a sua equipa através de email ou chamadas telefónicas, pode recorrer a outras opções como chamadas de vídeo, mensagens diretas ou chats. Trabalhar à distância torna-se fácil com as ferramentas certas.
Para comunicação: procure alterar toda a comunicação para aplicações de mensagens como Slack, Yammer, WeChat ou WhatsApp. O, Microsoft Teams, Skype for Business e o Zoom tornam as vídeo chamadas eficazes e acessíveis – prepare reuniões virtuais diárias para garantir que toda a equipa está organizada.
Para partilhar artigos: Utilize programas que lhe deem acesso a todos os documentos de que necessita independentemente do local onde esteja. Desta forma, irá permitir também que várias pessoas trabalhem no mesmo documento, se necessário, evitando confusões com a versão mais recente. Recorra a ferramentas como a Dropbox, Google Drive ou Evernote.
Para atualizações de equipa: Quando tem vários projetos a decorrer e necessita de atualizações constantes, é importante ter uma ferramenta que permita que os membros da equipa marquem o que já fizeram, o que está pendente e o que necessita de ser feito. Ferramentas como a I done this e Trello permitem a atualização virtual de equipas e manter tudo organizado para um acesso fácil.
Trabalhar a partir de casa pode ser extremamente produtivo, é apenas uma questão de organização e comprometimento e motivação. Até porque, depois da pandemia, acreditamos que trabalhar remotamente será cada vez mais comum.
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Publicar 25/06/2020
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