Onboarding – receber bem o talento

O termo surge nos anos 70  e refere-se ao processo de receber, integrar e promover a socialização dos novos colaboradores. O termo ganhou relevância e podemos mesmo encontrar online programas informáticos de onboarding que respondem a uma série de necessidades.

Ferramenta de retenção e produtividade

De acordo com o estudo realizado pela Society for Human Resources Management Foundation (EUA) 20% do turnover ocorre nos primeiros 90 dias. É um valor significativo quando consideramos os custos do processo de recrutamento e seleção, formação…

O mercado está cada vez mais competitivo os profissionais cada vez mais ambiciosos e recetivos a novos desafios profissionais. A mobilidade profissional assume cada vez maior relevância o que leva a que as empresas se vejam forçadas a encontrar novas formas de reter os colaboradores; o onboarding responde a essas necessidades.

Se é fundamental ser eficiente e atrair o candidato ideal, é também importante integrar os colaboradores desde o primeiro dia na organização e ajudá-los a desenvolver um sentimento de pertença.

No processo de recrutamento, a apresentação da empresa e a sua cultura vai atrair candidatos que se identificam com a “marca” e afastar aqueles que não se identificam. É importante dar aos candidatos toda a informação sobre a cultura da empresa, o seus valores e missão. Perante o candidato ideal e após a aceitação da proposta os 90 dias que se seguem devem ser de integração sendo que a sua chefia direta terá um papel fundamental.

Estudos demonstram que um processo de onboarding adequado diminui o turnover e contribui para uma maior produtividade dos colaboradores. A satisfação dos colaboradores também tem reflexos na atratividade da empresa, funcionários satisfeitos vão contribuir para a boa reputação da empresa e atrair mais talento.

Estratégias adaptadas

O onboarding é um processo que deve ser pensado e estruturado tendo em conta as especificidades da empresa e o seu negócio. A mesma empresa pode adotar diferentes processos adequados à função que o colaborador vai desempenhar, se para alguns perfis é importante começar logo em funções, quando falamos de funções operacionais e de processos é importante que o processo de onboarding seja concluído antes de o colaborador começar a trabalhar.

Podemos identificar duas componentes no onboarding, a legal e a cultural.

A componente Legal, pelo seu caracter obrigatório, acaba sempre por receber mais atenção, vai desde a documentação contratual ao compliance. Antes do primeiro dia de trabalho podemos enviar alguma informação por e-mail para que não seja tudo disponibilizado no primeiro dia. Pode haver uma  Checklist para garantir que todas as ferramentas de que o colaborador vai necessitar estão disponíveis, desde a cadeira ao computador, dados de acesso e conta de e-mail… A equipa deve ser informada da chegada de um novo elemento. Podem ser usadas as novas tecnologias para ajudar neste processo, os formulários digitais ajudam na parte da burocracia. Apresentações da empresa e seus produtos/serviços podem ser disponibilizados em vídeo e a formação pode ser ministrada recorrendo às plataformas digitais.

Por fim, a parte Cultural, que por não ser obrigatória acaba muitas vezes por ser descurada. No primeiro dia é importante que tudo seja feito para que o colaborador se sinta bem vindo e integrado. Um almoço de boas vindas com toda a equipa permite fazer a apresentação de forma informal e quebrar o gelo. Definir timings para o acompanhamento por parte do supervisor ajuda na integração inicial e poderá depois servir de base para as avaliações e  desenvolvimento do plano de carreira. São também comuns os sistemas de ”apadrinhamento” em que é definido um colega sénior para ajudar na sua integração e formação inicial, contribuindo para que o colaborador tenha alguém com quem falar quando as coisas correm menos bem.

Fazer o onboarding de forma correta vai contribuir para maior satisfação, maior produtividade, menos stress e maior eficácia na progressão profissional. Deve ser pensado e estruturado para ter um principio, meio e fim definindo o timing para cada uma das fases.

Não há uma fórmula ideal, é um processo feito à medida por cada empresa adaptando-se sempre que necessário até encontrar o processo que traz melhores resultados.